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学院智能会议室预约门禁系统上线


为规范管理学院会议室,提高会议室使用效率,学院自今日起上线新版智能会议室预约门禁系统,教师或学生可以登录新版会议室预约系统进行会议室预约,经审核通过后预约人使用微信扫码或人脸识别开启会议室门禁,使用会议室。学院不再接受口头或电话预约会议室,会议室门禁无法使用钥匙开启,请需要申请使用会议室的师生,按以下步骤注册、预约和使用。

系统登录方式

一、智慧会议室预约地址:

二、预约系统微信端:

扫 码 预 约


或关注优点彩票登录官方微信公众号言吾外院,在左下方菜单栏选择会议室预约。进行预约。


?注册登录步骤:

第一步:注册(已注册过的跳过),填写用户名(请填写真实姓名,否则会影响审批),手机号码(填写正确手机号,以便接收预约相关信息,下次登陆时手机号为唯一登陆凭证),登录密码,学号/工号,邮箱;

第二步:使用注册时填写的手机号+验证码或邮箱+密码登陆;

第三步:完善个人信息:登录后进入“个人中心”,点击最上方头像位置,进入“个人管理后台”,点击“上传人脸识别图像”,上传个人照片(照片中人脸部需占据整个图片的2/3,不然无法识别,文件大小小于500KB)。上传完成后,可以进行预约,预约并经管理员审核通过后,可以在预约时间段到对应会议室刷脸开启门禁。

                   

?预约会议室:

第一步:微信扫描以下二维码进入预约系统,点击中间“约”字。阅读“会议室使用规定”

              

第二步:选择校区、会议室、设备、服务、时间、会议名称和备注(若有特殊需求,请填写),提交预约单;

注意:会议名称栏请填写具体会议名称,否则无法审核通过

第五步:等待管理员审核,通过后完成预约;用户可以在“我的预约”中查看自己的预约订单及状态。

预约单审核通过后系统将以短信或微信通知形式推送至你注册时的手机号或微信上(只有通过的审核的预约单,才能开启门禁使用会议室)。

?使用会议室

使用人在预约单审核通过后,在使用时间段(可以提前60分钟,最迟不晚于会议开始时间的30分钟内)到预约会议室门前会议室门禁大屏上,使用微信扫二维码或人脸识别方式开启会议室门禁,当听到“签到成功”的语音提示后,转动门把手开启会议室门。

注意:需在会议预约系统中预约本次会议的本人到现场微信扫描二维码或本人进行人脸识别方能开启门禁,其他人无法开启

会议室使用完后,请使用人关闭所有设备电源、关闭空调、关闭窗户,最后锁闭会议室门。

注意:若使用完会议室后,使用人未按上述要求关闭设备、空调和门窗的,学院办公室将在系统中暂定该用户预约使用会议室的资格;造成财产损失,按学校相关规定要求其进行赔偿。

  • 目前该系统支持清水河校区综合楼354会议室和309学术报告厅,其它会议室需预约后到综合楼352借用钥匙。

  • 如需使用309报告厅LED大屏,借用人须为我校在职教职工(学生无法借用),且使用时需联系学院办公室专人开启和关闭系统,严禁擅自启动、关闭LED大屏,否则损坏需照价赔偿。

  • 会议室预约及使用中遇到问题请到清水河校区综合楼352外国语学院办公室咨询或拨打电话61831230

  • 学院会议室354和学术报告厅309目前已完成显示设备更新,如需借用这两个会议场地,需在预约以后填写《外国语学院会议室(354)借用申请单》、《外国语学院学术报告厅(309)借用申请单》,并到清水河校区综合楼352办公室办理借用手续。



附件:

外国语学院会议室使用规定

为了进一步加强学院会议室管理,确保学院会议室规范、有效使用,明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程,现对会议室的使用作如下规定。

1. 会议室是学院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待来访嘉宾的场所,未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括:综合楼326会议室、354会议室(智能门禁系统)、309学术报告厅(智能门禁系统)、329云计算实验中心和沙河校区主楼东210。

2. 会议室由院办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

3. 会议室实行提前预约制度。相关人员(部门)使用会议室,需提前进入在线预约系统进行预约,经审核批准后方可使用。

4.309报告厅LED大屏只能由学院专人负责使用,如需借用LED大屏,借用人须为我校在职教职工(学生无法借用),且使用时需联系学院办公室专人负责开启和关闭系统,严禁擅自启动、关闭 LED 大屏,否则损坏需照价赔偿。

5.会议室使用当天需借用钥匙的,由会议室借用负责人到院办公室办理借用钥匙手续,如是学生借用钥匙需提供本人学生证原件抵押,会议室使用完及时归还钥匙,以保证后续会议室的正常使用。

6.会议室使用期间,使用人应爱护会议室设施,并保持会议室清洁。活动期间,要爱惜会议室的设备及物品,特别是多媒体设备等。

7.会议室活动结束后,使用人应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗,对会议室进行清扫和整理。

8. 严禁涉及商业的各类活动。

9. 本暂行办法自2017年3月23日起实行。

说明:

1.沙河校区会议室主楼东210由语言培训中心负责管理,负责人:万江松 联系方式:83206717。

2.请申请者提前30分钟到综合楼352办公室登记领用钥匙(综合楼354会议室和309报告厅已启用智能门禁系统,无需使用钥匙,只需在预约系统中预约,审核通过后即可使用)。需晚上使用的请于当天下午17:00之前到352登记领用,遇法定节假日请提早于上班时间与办公室联系。若在预定时间不能按时使用时,申请人应及时通知办公室。若是学生借用钥匙需提供其本人学生证或其他身份证件原件做抵押。

3.会议室使用需遵循重大会议优先,先预约先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;如遇特殊情况、紧急会议可先通知院办公室负责人,立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记。

4.会议室负责人:张轶骏、欧亚玲 联系方式:61831230,办公室地址:清水河校区综合楼352。

外国语学院办公室

2017年3月23日